Ochrana osobních údajů

OTTIMA s. r. o., poučení o zpracovávání osobních údajů

 

Společnost OTTIMA s.r.o., se sídlem 186 00 Praha 8, Thámova 21/34, IČ 04279727, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddílu C, vložce 04279727 (dále jen „Společnost“) jakožto správce osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOOÚ“) a ve smyslu Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (anglicky: General Data Protection Regulation), tj. nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) sděluje svým klientům, obchodním partnerům (fyzickým osobám) (dále společně „subjekt údajů“) tato základní pravidla pro nakládání s osobními údaji:

 

1) Zpracovávané osobní údaje

Společnost zpracovává osobní údaje poskytnuté subjektem údajů: jméno a příjmení, tituly, bydliště či místo podnikání, datum narození, kontaktní údaje a dále podle povahy věci obchodní firma, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, druh a číslo osobního dokladu a případně údaje vyžadované obecně závaznými právními předpisy. Dalšími zpracovávanými osobními údaji mohou u uchazeče o zaměstnání též být údaje o vzdělání, získané praxi, znalostech a dovednostech, obsah životopisu, podobizna. Společnost může též shromažďovat záznamy vzájemné komunikace (telefonické hovory či vzájemnou písemnou komunikaci). Pokud nám to nastavení používaných aplikací nebo internetového prohlížeče subjektu údajů umožní, může společnost získat a zpracovávat i další osobní údaje. Společnost může zpracovávat též osobní údaje získané z veřejných zdrojů, tj. zdrojů veřejně přístupných a zejména provozovaných státními orgány nebo jejich organizacemi.

 

2) Doba zpracovávání údajů

Společnost zpracovává osobní údaje podle jejich účelu jejich získání a to zejména po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu promlčecí lhůty. V dalších případech po dobu uvedenou v souhlasu se zpracováváním osobních údajů, která je 5 let,resp. do doby odvolání souhlasu se zpracováváním osobních údajů.

 

3) Poskytnutí osobních údajů subjektem údajů

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné. Bez poskytnutí osobních údajů však nemůže být uzavřen smluvní vztah či být zprostředkováno zaměstnání. U osobních údajů, které nebyly poskytnuty v rámci uzavření smluvního vztahu, má subjekt údajů právo bezplatně odvolat svůj souhlas se zpracováváním osobních údajů na elektronickou adresu společnosti info@ottima.cz.

 

4) Zdroje zpracovávaných osobních údajů

Společnost zpracovává primárně osobní údaje poskytnuté subjektem údajů v rámci jednání o uzavření smluvního vztahu nebo v jeho průběhu a dále z veřejných zdrojů. Na základě zvláštního souhlasu subjektu údajů nebo nastavení povolení používaných aplikací nebo internetových prohlížečů může společnost též zpracovávat osobní údaje z těchto zdrojů.

 

5) Účely zpracovávání osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje za účelem uzavření smluvního vztahu, jeho plnění, zprostředkování zaměstnání, vzdělávání a rozvoje, poradenství v oblasti personalistiky a obchodu, pro ochranu svých práv a právem chráněných zájmů a pro obchodní a marketingové aktivity společnosti.

 

6) Způsob ochrany osobních údajů

Osobní údaje jsou pod stálou právní, fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou a společnost má veškeré aktuální technické, hardwarové, softwarové, kontrolní a bezpečnostní postupy, které zajišťují nejvyšší míru ochrany osobních údajů před neoprávněným nakládáním s nimi nebo jejich poškozením, ztrátou či zničením. Veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji, mají buď zákonnou povinnost mlčenlivosti, nebo se smluvně zavázaly k mlčenlivosti.

 

7) Poskytování osobních údajů společností

Společnost primárně zpracovává osobní údaje svými zaměstnanci. Dále mohou být osobní údaje poskytnuty správním orgánům k jejich žádosti podle obecně závazných předpisů. Společnost může poskytnout osobní údaje též některým dodavatelům služeb (zpracovatelům), avšak vždy na základě uzavřené smlouvy, která zavazuje zpracovatele ke stejné nebo větší míře ochrany osobních údajů, jakou poskytuje společnost. Zpracovateli osobních údajů jsou především poskytovatelé IT služeb, účetní a daňoví poradci, právní firmy a případně též poskytovatelé marketingových služeb, poradci v oblasti lidských zdrojů, trenéři. Se souhlasem subjektu údajů mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším konkrétním subjektům.

 

8) Práva subjektu údajů

V případě, kdy společnost zpracovává osobní údaje jen na základě souhlasu, má subjekt údajů právo tento souhlas kdykoliv odvolat na info@ottima.cz.

Subjekt údajů má právo oslovit společnost na info@ottima.cz, nebo písemně na adresu sídla společnosti, pokud má dojem, že společnost porušila jeho práva v souvislosti se zpracováváním osobních údajů. Každé podání subjektu údajů bude zpracováno a vyhodnoceno a o výsledku šetření bude subjektu údajů podána zpráva způsobem, jak byla společnost oslovena. Případné námitce týkající se zpracovávání osobních údajů pro marketingové účely bude vyhověno vždy. 

Subjektu údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů náleží zejména následující práva:

a) právo na informace o prováděném zpracování,

b) právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům,

c) právo na opravu či na výmaz osobních údajů,

d) právo na omezení zpracování osobních údajů,

e) právo na přenositelnost osobních údajů,

f) právo vznést námitku proti zpracování, a

g) právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Další práva a povinnosti související s osobními údaji jsou uvedena v Zákoně, Nařízení a též v některých dalších obecně závazných právních předpisech.

 

9) Použití kontaktních údajů

Poskytnuté kontaktní údaje (telefon, e-mail) může společnost použít pro účely zasílání obchodních sdělení týkajících se pouze služeb společnosti. Subjekt údajů má právo kdykoliv bezplatně odmítnout zasílání obchodních sdělení prostřednictvím odkazu v rámci obchodního sdělení nebo zasláním zprávy na e-mailovou adresu info@ottima.cz. Upozornění:ne každá zpráva mající formu hromadné korespondence společnosti subjektu údajů je obchodním sdělením. Pokud je potřeba sdělit většímu množství subjektů údajů stejnou informaci v rámci smluvního vztahu nebo při plnění závazků společnosti vůči subjektům údajů, může společnost využít hromadné korespondence. Informace tohoto charakteru budou tedy zasílány i v případě, že odmítnete zasílat obchodní sdělení a to po dobu smluvního vztahu.

 

10) Informace o zásadách a pravidlech zpracovávání osobních údajů

Subjekt údajů je informován vedle tohoto poučení vždy v rámci smluvní dokumentace a pokaždé, když společnosti poskytuje další, dosud neevidovaný osobní údajů.

 

11) Výkon státní dozoru nad osobními údaji

Jak uvedeno shora, výkonem státního dozoru nad osobními údaji je pověřen Úřad na ochranu osobních údajů, kde je možné získat informace z oblasti nakládání s osobními údaji a v případě nesouhlasu s vyřešením námitky společností v rámci zpracovávání osobních údajů má subjekt údajů právo obrátit se na tento úřad se svou stížností (www.uoou.cz). 

 

V případě jakýchkoliv nejasností, nespokojeností a podezření na možné porušení ochrany osobních údajů, se obracejte prosím přímo na plně oprávněnou osobu za společnost Ottima s.r.o., Barboru Krieglerovou, ředitelku – 731 157 310, info@ottima.cz

Stáhněte si